La stagione degli eventi sta girando ormai a regime e una delle cose alle quali mi sto dedicando per le coppie dei prossimi mesi è la stesura della time-line.
La time-line è quel documento che racconta in ordine temporale:
cosa succede momento per momento
chi fa cosa
dove è impegnato ciascuno dei fornitori.
Il progetto e l’organizzazione generale hanno definito nel dettaglio COSA deve accadere.
Ma per far si che questo “cosa” si materializzi bisogna assegnare ad ogni punto un “chi” e, soprattutto, un “quando”.
Una volta preparato il documento, che avrà versioni diverse per esempio se ci sono soluzioni A o B in caso di pioggia, lo condivido con tutte le persone che lavoreranno per voi quel giorno.
E’ fondamentale soprattutto quando si è organizzato un evento complesso, dove intervengono la squadra è composta da tanti professionisti che devono coordinarsi al meglio.
Ti faccio un esempio: il fiorista si occupa degli allestimenti e ha deciso di sistemare i centro tavola in villa prima di spostarsi alla Chiesa per allestire la cerimonia.
Ma se in quel momento il catering non ha ancora allestito i tavoli sarà impossibile completare questa operazione.
Oppure, tutti i fornitori arrivano in location nello stesso momento e lo spazio di carico-scarico del materiale non è sufficiente per tutti.
Si creerà una grande confusione e un ingorgo che rallenterà il lavoro di tutti.
La time -line serve proprio a questo. Mette in ordine logico e ottimizza i tempi di lavoro di ciascuno dei soggetti coinvolti, li avvisa di quando arriveranno gli altri collaboratori e rende tutti consapevoli di quali sono i passi successivi da compiere.
Vi sembra una cosa complicata? A volte lo è 😉
Ma vi posso svelare un segreto da vera wedding planner.
Immaginate il vostro matrimonio passo-passo dalla mattina fino alla conclusione del ricevimento e per ogni momento appuntate cosa vedete e cosa succede.
In questo modo saprete quali sono le domande giuste da farvi per definire chi completerà ogni passaggio.
Se vi piacerebbe avermi vicino anche solo per il giorno delle nozze, perché non provate a scoprire QUI cosa posso fare per voi.
